¿Cómo usar Trello de forma eficiente?

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¿Que es Trello?

Trello es una herramienta de administración de proyectos y actividades que hace que la cooperación sea fácil y, me atrevería a decir, que la hace amena. La realidad es que sirve para prácticamente todo, ya estés organizando proyectos en el trabajo, labores del hogar, viajes o bien cualquier otra cosa. A continuación, les expongo distintas formas en las que puedes emplear Trello para organizarte. Con lo cual en esta entrada vamos a enseñarte cómo usar Trello de la mejor manera.

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Distintas maneras de sacarle partido a Trello

Cómo usar Trello y por qué razón es una buena herramienta para organizarse. Un board (tablero) de Trello es esencialmente una web que contiene listas preparadas de forma horizontal de tal modo que puedas observar, de un vistazo, todo cuanto hay en tu proyecto. Los ítems en las listas, llamados cards, pueden arrastrarse y soltarse en otras listas o bien reordenarse.

Las cards individuales pueden contener listas de labores, imágenes, ficheros adjuntos, fechas de entrega, etiquetas de colores y comentarios de otras personas que compartan contigo el board. Puedes tener tanto boards como desees, usar una para “Labores domésticas”, por ejemplo, y otra para “Futuras actividades laborales”.

Probablemente ya te hayas dado cuenta del potencial. Los cards de Trello son como pequeños post-its en un tablero de corcho pero en este caso en formato digital, de tal modo que puede buscarse en ellas, compartirlas o bien incorporar recordatorios importantes. Además puede crear tarjetas vía correo electrónico.

Cabe destacar que la forma en la que se organiza Trello llama la atención de tu celebro haciendo que trabajes de manera más eficiente ya que las etiquetas de colores lo hacen más ameno que un  simple texto. Trello es un enorme avance que logra un cómputo entre una interfaz simple y muy elegante a la vez que incluye peculiaridades muy potentes y flexibles.

A continuación les expondré cómo usar Trello  par que sea un procedimiento de productividad.

Utilizando Trello para organizar proyectos y labores

Quizás el empleo más popular y obvio para utilizar Trello sea como gestor de proyectos y labores, tanto para el campo personal como para la administración de equipos.

En marketing digital lo más importante es llevar un control de las actividades que se pretenden realizar y ya se han realizado. La organización es primordial. Por ejemplo si tenemos que establecer un horario para publicar en redes sociales, con Trello podemos clasificar las publicaciones (p.ej.: lunes: frase motivdora; contenido blog- martes: noticias…)

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Implantando GTD en Trello

El procedimiento GTD (Getting Things Done) funciona perfectamente en esta plataforma. Puedes tener boards separados para cada una de tus listas (por ejemplo, puedes tener un board con “Acciones futuras” y listas para cada contexto, como ‘llamadas’, y un board con “Algún día” y listas para cada categoría). Asimismo puedes hacer como un enorme board con todas y cada una de las labores archivadas en listas.

Un ejemplo de organización de board (tablero) puede ser:

  • Big Picture/Proyectos: para llevar seguimiento de los proyectos que tengas en ese momento, con lo que puedes crear un card para cada uno de ellos y asignarle un proyecto. De esta manera, cuando ves una actividad relacionada con ese color en otra lista, sabes que es una parte del mismo. Asimismo puedes agregar cards describiendo qué es lo que significa cada color, por el hecho de que en ocasiones puedes olvidar si el Azul era para actividades personales y Verde para las de trabajo.
  • Inbox: Descarga todas y cada una de las labores que tengas pendientes de tu cabeza a Trello y después arrástralas en las otras listas para priorizarlas y organizarlas. Asimismo puedes agregar fechas de entrega, una descripción más detallada y añadir anexos a ficheros.
  • NextActions: Es decir, lo próximo que debes hacer.
  • En espera: Actividades futuras que tengas planeadas o pendientes de realizar.
  • Algún día: Actividades que te gustaría llevar a cabo algún día.
  • Hecho: una vez completada la actividad, es recomendable poner en este tablero las tarjetas para poder ver tu progreso.
  • Cualquier otra lista y sistema de etiquetas puede ser buena para tu organización, es recomendable tener una para “Esta semana” y otra para “Este mes”.

Planea tu semana con listas cada día

Asimismo puedes usar Trello como planificador semanal, con listas para día tras día de la semana. Por ejemplo, puede añadir a la tarjeta de labores, otra semanal donde planear qué artículos y posts necesito redactar para el día siguiente. Las etiquetas de colores pueden hacer referencia a cada cliente del servicio como al tipo de labor (redactar, investigar, o bien editar).

Si activas la extensión “Calendario” (en la barra lateral Menú > Power-Ups), puedes ver tus cards organizadas conforme el día de la semana y organizarlas en un calendario mensual o bien semanal. Después, puedes utilizar la URL iCalendar (en Power Ups > Calendario > Settings) para relacionar esas labores con un calendario externo.

Crear labores recurrentes y archivar labores completadas con Zapier

Si tienes labores que se repiten frecuentemente y no deseas estar añadiéndolas una y otra vez, conecta Trello con Zapier,servicio de automatización para webapps y puedes usar esta receta para programar cards día a día, cada semana o bien cada mes.

Puedes asimismo enlazar Trello, Zapier y RescueTime para registrar de manera automática el tiempo que dedicas a cada labor con estas instrucciones.

-Integra el procedimiento Kanban para administrar proyectos de equipo-
Kanban es un sistema que organiza tu flujo de trabajo visual, de manera frecuente con tarjetas organizadas en columnas como (“Por hacer”, “En proceso” o bien “Hecho”). Como puedes ver, una gran parte de Trello recoge inspiración del procedimiento Kanban. Puedes coger este caso de Agile y agregarlo a tu cuenta de Trello ajustando las listas (que incluyen “Siguiente”, “Preguntas”, y “Cosas increíbles”) para utilizarlo con tu equipo.

Cabe destacar que la versión básica de Trello te deja cambiar el tono de fondo, pero para poner fondos con imágenes como el de la atrapa de arriba tendrías que adquirir Trello Gold, que cuesta cinco dólares por mes o bien cuarenta y cinco por año.

Utilizando Trello para organización personal y familiar

En relación a tus labores, puedes crear todo género de listas con esta herramienta, con cualquier clase de texto dentro. Aquí les dejo ciertos ejemplos:

  • Mantén a tu equipo de trabajo o a tu familia organizada.
  • Puedes emplear Trello como un tablón de mensajes familiar, con una lista para cada persona, cada card puede ser un simple texto de los otros miembros, un recordatorio, una labor asignada o bien una propuesta, puedes aun habilitar un power-up que deja reunir votos y contabilizarlos.

De forma alternativa, en vez de una lsita para cada persona, puedes tener una lista conforme el área de necesidad. Por ejemplo: listas de la adquisición, horarios, ideas o bien afín. Desde la barra lateral, puedes arrastar los avatares de los usuarios para asignarles un card.

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Planear unas vacaciones

Ciertos viajes requieren mucho trabajo de planificación, con detalles que ajustar y proseguir. Somos muy fanes de emplear TripIt para organizar de manera automática el recorrido de viaje vía e-mail, así como para su planificación, Trello nos viene más a mano. Puedes tener listas de tus reservas, lugares que deseas visitar, ver, listas de equipaje etcétera. Además puedes compartir el board con alguien con quien estés viajando de manera que pueden incorporar ellos mismos sus cards.

Organiza una reforma casera

Este caso de ejemplo del propio Trello muestra como se puede organizar la reforma de una casa con la plantilla de “Por Hacer”,” Haciendo” y “Hecho”, mas puedes agregar listas más concretas como “Presupuestos”, “Listas de Productos” etcétera.

Organiza una boda de principio a fin

Planear el enorme día es otro de esos proyectos emocionantes y con Trello puedes organizar tu boda de forma muy visual. Tabitha Neal tiene una enorme guía sobre de qué forma emplear Trello para planear una boda, al tiempo que la propia Trello tiene tambíen un “Wedding Command Center” que reparte el trabajo en listas (para doce meses, diez-doce meses, ocho meses) según el tiempo que se le dedique a la boda.

El saber cómo usar Trello puede hacer que uno de los días más importantes de tu vída ¡Salga redondo!

Planea una novela o bien un guion

Puedes utilizar cards para hacer un esquema del guion para una novela o bien ensayo. Las plantillas de Reddit, te pueden asistir.

Como hemos podido observar, a lo largo de el artículo hemos visto una infinidad de formas sobre cómo usar Trello, pero esto no es todo, hay múltiples de combinaciones y puedes organizarlo libremente en función de tus preferencias.

Logra plantillas para Trello

Como has visto, puedes utilizar Trello para prácticamente cualquier cosa, en especial proyectos complejos y con muchos pasos y organización. Cada card es una plantilla que puedes importar a tu cuenta, puedes crear miles de tarjetas e importarlas para que puedas reutilizarlas como plantillas. Si tienes más dudas sobre cómo usar Trello, desde la misma página de Trello puedes encontrar toda la información necesaria para emplearlo como un usuario avanzado.

12-abril-2017|Marketing Digital|

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